外贸开发信写作技巧

篇一：国际贸易开发信的写作技巧浅析

目 录

1 开发信............................................................1

1.1开发信概述......................................................1

1.2开发信写作原则..................................................1

2 开发信的写作技巧..................................................2

2.1开发信写作中存在的问题..........................................2

2.2 开发信写作技巧.................................................5

3 提高开发信成功率..................................................8

国际贸易开发信的写作技巧浅析

1 开发信

1.1 开发信概述

在国际贸易中，获取客户信息的渠道有很多种，但主要的渠道包括以下几种，比如国内外的展会，B2B网站、搜索引擎、朋友介绍等。无论这些信息是如何获取的，目的都是与客户去的联系并成功地向他们销售自己的产品，如何同客户进行有效的沟通以及能在第一时间让客户对公司产品有深刻的了解，这就要求我们要十分重视与客户的联系。在与国外客户交往时，由于时间和空间的限制，我们最常用的方法就是通过电子邮件，即外贸函电。而这种方式在当今的国际贸易实务中使用频率最高，是与客户沟通的一种最直接、最有效、成本最低的方式，也是我们在开发新客户时最常用的方式。

外贸函电是我们建立对外贸易关系和外贸往来的重要手段。外贸函电包括建立客户业务关系，询价，报盘，还盘，订货，接受，签约，包装，装运，支付，结算，保险，商检，索赔，代理及仲裁等到几项特殊贸易形式和经济技术合作。而开发信就是外贸函电的一种，是跟客户建立联系的普遍使用方式，是在国际贸易实务中，通过电子邮件，向潜在的国外客户介绍公司和产品，以建立业务联系的方式，建立的是看得见的记录，方便日后观察，存档。成本低，适合远距离的沟通并且能够有效地降低商务往来的成本，以及能够有效地处理日常业务。开发信可从潜在的客户中，获得信息，与媒体接触，为产品作广告，给客户提供新的产品或服务。外贸开发信具有费用最省、简单易用、使用普遍、效果直接等优点。外贸新手用它大海捞针、逐渐积累客户和宝贵经验；而外贸营销高手可以把外贸开发信运用自如，或迅速大量增加新客户、打开营销新局面，或深入开发已有客户资源、保持和提高客户忠诚度和订单金额。善加利用，外贸开发信是性价比最高的外贸营销利器，也是外贸人白手起家闯天下的最佳工具。一封好的外贸开发信使得我们公司办事效率高，可信度高，从而与我们建立良好的贸易伙伴关系。通常这是与是与客户交流的第一渠道。

在外贸实践中，随着国际贸易竞争的激烈、外贸开发信的泛滥，导致成功率不断地下降。外贸开发信就象体育比赛一样，谁的进攻能力强，谁就容易得分；谁的防守失误少，谁就容易取胜。客观地讲，外贸开发信是一件苦差事，往往写了大量的开发信，结果全部石沉大海，几乎全军覆没，所以基本都是些外贸新手在操作，由于是新手，所以在经验和能力上的缺乏而导致错误百出。在此，笔者综合之前在国际贸易实践中的一点经验和各种资料，来和大家共同探讨一下国际贸易开发信的写作技巧。

1.2开发信写作原则

1.Completeness（完整） 商务书信应包括所有必需的内容，同时写信人在

发信之前对全文进行仔细检查也是非常必要的。尽量避免遗漏，追发书信进行补充说明，给对方留下粗心的印象。通常一封外贸函电只包括一个或两个中心思想，每个段落要有一个主题。多个段落针对一个题目展开时，段落要一致。每个句子、每个段落、每一部分都要和你想达到的目的相关，如果无关就要舍弃。

2.Concreteness （具体） 尽可能使用一个具体的数字替代笼统的说法，这样可以使你的写作更具体、生动。通常模糊、笼统的词汇是歧义词汇，作者和读者可能会有不同的理解。如，a few, high, low, more, quick, long, early, etc.

3.Clarity （清楚） 避免使用含有不同含义或词义模糊的词语。写信人应该对信文进行认真而恰当的分段。一般是一个段落表达一个主题。 例如： Yesterday we sent you, by air，5 samples of the goods which you requested in your letter of May 25.（我们已于昨天航寄贵方在5月25日来信中所要的5个货物样品）

4.Conciseness （简洁） 所谓简洁是指在不影响完整和礼貌的情况下，使

1去掉啰嗦的表达方式：如at 用最简短的语句来清楚地表达书信的内容。○this

2尽量避免使用which, that这样的从句。○3避免用time 可以用now来代替。○

there be 、it is 句型开头

5.Courtesy（礼貌） 礼貌是指在写信时要用客气的语句，如thank you, I am sorry;像you should, you must, you have to这样的语气很容易引起别人的反感，可以换成will you please等。 尤其是在写否定信息方面的函电时，更要注意使用客气的语气，以最终达到想要的结果。

6.Correctness （正确） 正确不仅仅是指语法、标点和拼写方面的正确，而且也要求语言标准、陈述得当、数据准确，并要求正确理解、使用贸易术语。避免夸大其辞。 例：我们是具有良好信誉的各种瑞士产品的出口商。不如改成我们是具有良好信誉的瑞士产品的出口商，出口玩具、纽扣及文具等杂货。这样广告的作用一目了然。

以上六点原则是我们在写开发信时所要牢记，并能够灵活运用的。

2 开发信的写作技巧

2.1开发信写作中存在的问题

大学里学习国际贸易时，一般都学过外贸函电这门课，在课堂上，老师们按照课本反复教写商务信函，回询盘等等外贸函电。但是，书本中学习到的外贸函电大部分都是我们中国人自己编写的，即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客户收到以后，还是怎么看怎么别扭。真正的好的电子邮件，必须要模仿外国人的行文方式，尤其是英语为母语的客户。孙子有云：知己知彼方能百战不殆。因此在给客户写邮件的时候，我们必须要忘记我们中国人的行文和思维方式，而要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，用他们的方法给他们写邮件，这样才能让客户把你当成同类。

根据以往在国际贸易与客户交流的实践中，笔者简单列举到一下我们在写作

开发信时常见的几种问题：

1）邮件写得过长。客户的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件。一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几兆的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理电邮，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。

很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件也就大致看一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在Foxmail里标注上要处理的具体时间，然后从收件箱中拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的潜在客户，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？

2）没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客户根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。有些人写邮件会这样设置主题："we are the manufacturer of lights"又或者"need cooperation"，或者"XXX trading company ltd"等等，客户一看就知道是推销信。试想一下，如果你是采购商，当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。

3）长篇大论的公司或工厂介绍。

在介绍公司时，尽量写简单一点，一两句话点到重点，调起客户的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。

4）爱炫耀英文水平。有些刚毕业的学生，给国外客户写邮件时，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？

丘吉尔讲过一句话，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。

其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！

举个例子，有三封邮件，意思都是告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。但写法不同 第一封是这样写的：

Dear Mike,

This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter? I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It

will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!

Looking forward to your reply. Thank you!

Best regards,

Jenn

这封邮件写得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好？我们看看第二封：

Dear Mike,

How are you?

We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.

Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.

Thank you in advance!

Kind regards,

Tommy

这封比上一封好一点，主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We'll do the production asap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是废话。

最后一封：

Hi Mike,

Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.

By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.

Thanks and best regards,

这一封十分简洁几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态！

5）喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，至于颜色，一般都是黑色或者蓝色。

一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下：

篇二：外贸开发信范文

开发信范文：

Hi Kelvin,

Glad to hear that you're on the market for flashlight and other promotional items.

This is C from *** Ltd in China. We specialized in flashlights and premiums for 10 years, with the customers of Coca-Cola, Craft, Pepsi, etc., and hope to find a way to cooperate with you!

Please find the pictures with models and different packaging in attachment. An American guy purchased this model in BIG quantity last year. I would like to try now, if it's suitable for Europe.

FREE SAMPLES can be sent on request. Call me, let's talk more!

Thanks and best regards,

C

*** Ltd

Tel: ***

Fax: ***

Mail: ***

澳大利亚总裁教你写开发信(3.28号更新，对你以后写开发信会有启发)

怎么我发了一堆的信，马上收到两封回信了。。都是说和他们现有的供应商合作很愉快。不希望有第三者打扰。

这是他今天（3月28号的回信），附上中文翻译。

Hello XX，

You are quite correct I am extremely busy every day and I would imagine so other

business men. I have talked to other men in similar business to us and they also regard all the emails they receive everyday from suppliers around the world as a waste of time and annoying.

I’m not sure if I can help you but I have a few suggestions re email marketing.

? If you send emails to new companies I would include a list of customers that you currently export to in various countries

? I would also include customer testimonials from your buyers. This are very powerful and give you credibility.

? Try to word your email differently from all the other suppliers. They all look and sound the same so most of them will be deleted or ignored immediately

If you want to be noticed and if you want your email to be read you must be different and create an email that is interesting and will catch the attention of your prospective customer. If you don’t then you will be rejected just like all the others. Remember that companies like us and others who import product are very concerned about quality control of products. Unfortunately China has gained a reputation as a supplier of cheap but poor quality products. Price is always important but it is not the MOST important part of a product. Regards,

你说得没错，我确实很忙，而我相信其他的生意人也都很忙。我曾经和我的同行讨论过关于邮件的问题，他们也认为这些出口商的推销信实在令人讨厌又浪费时间。

我不知道我是否可以帮得上你，不过我可以给你在写开发信上提些建议： 1，列出在世界各国中，你和哪些进口商合作,

2, 写出进口商对于你产品的评价，这是相当有分量的，可以增加你的信用度， 3，写的邮件要尽力与众不同。老调重弹，缺乏新意的信只会被马上拉进垃圾箱。 如果你想引起进口商的注意，如果你希望进口商阅读你的邮件，你要与众不同！让你的邮件显得有趣，抓住你的潜在客户的眼球。如果你不这么做，你只能和别的出口商一样被拒绝。

请注意，进口商对于产品的质量控制是相当在意的。遗憾的是，中国产品虽然便宜，质量却不过关却是名声在外了。价格很重要，但绝对不会是一个产品的最重要因素。

Regards,

外贸开发信的优劣评判标准

外贸营销人员实际发信情况的调查，大多数人每天发信在50封以上。写作得非常好的外贸开发信，应该有5%以上的回复比例，但是如果是1%或2%回复的情况，也算可以的成绩了。如果低于1%，就值得你好好进行认真细致的深入检讨，或是花钱请相关专家提供切实的修改建议和意见。

所以，你不要期望通过外贸开发信一朝成就你的外贸事业。很多时候，你发了100封邮件才有一个回复仍然属于正常范围。有些人一天发300封邮件，但是效果很不明显。如果是群发邮件，出现这种情况也不是特别的出奇。如果你都是一对一的有针对性地发送外贸开发信，有回复的比例应该比较高，至少应该不低于5%，除了有兴趣的回复，还包括礼貌拒绝的回复。 外贸开发信是否有效的唯一标准是：回复率与下单率。

从外贸实践中看，随着国际贸易竞争的激烈、外贸开发信的泛滥，导致成功率不断地下降。外贸开发信就象体育比赛一样，谁的进攻能力强，谁就容易得分；谁的防守失误少，谁就容易取胜。客观地讲，外贸开发信是个苦差事，所以基本都是些外贸菜鸟在操作，由于能力缺乏而错误百出。

竞争是个相对的概念，在中国外贸营销的总体水平极差的条件之下，你只有尽量少犯些错，就能超越同行。以下是罗列的是：针对潜在客户的、主动性质的外贸开发信所可能有的错误，以及其扣分标准。若按100为满分的话，很多外贸开发信都是负分状态！请对照检查并切实改进。

外贸开发信撰写之大错（战略层面，一个扣30分）：

1）缺失标题，或标题很弱、缺乏冲击力：对方根本没有兴趣点开

2）过于自我的态度，没有突出“you"：被视为没有任何价值、立即被删

3）假大空文风、企业口号式宣传：令人厌恶、被当成骗子或弱智

外贸开发信撰写之中错（策略层面，一个扣20分）：

1）低声下气、缺乏底气：清朝灭亡已97年了，奴才还占据了CCTV的荧屏与很多人的思想。生意不是求出来的，而是积极争取去做出来的。所以，外贸开发信要写得礼貌但不要卑下。

2）缺乏行动召唤：不是报个网站链接给对方就万事大吉了，要充分说明，对方为什么要看你的网站？

3）老古董文：见绝大部分外贸函电教材。

4）技术资料堆砌：再便宜再高质，不与对方的想法联系起来，别人不会有兴趣。

5）文体或调子随意而为：外贸开发是严肃的商业行为，要亲切自然但不是率性随便。

6）其它：（暂时想不起来，看到再补充）

外贸开发信撰写之小错（执行层面，一个扣10分）：

1）空格错用、乱用

2）s 漏用、错用

3）语法错误

4）拼写错误

5）中式英语

6）内容或事实错误

7）字体、色彩出错

8）其它

外贸开发信改进建议：

1）先做容易的！养成反复检查所有单词、语句、标点符号的优良习惯。细小方面要坚决做到零错误！

2）再做最有价值的战略研究：对方是谁？对方希望的是什么？（绝对不是很多人所习惯啰嗦的 we we we our our our I I I 等字眼）

外贸开发信发送之心态

1）积极发信：在不降低质量要求的情况下，多多发送，天天发送。这是获得大量潜在客户的根本方法。

2）耐心等待：无谓的担心和期盼是浪费时间，发了之后就是等待，收获是自然而然的。要想有多的回复，就只有在深入研究外贸开发信写作技巧的基础上，尽量多发送、不间断地发送，要相信“功夫不负有心人”的古训。

3）精心回复：外贸开发不是一锤子的买卖，第一封开发信得到的往往只是询问式的回音，需要你根据不同的情况，预先组织好相关的文字，再针对对方的询问精心做出精准的回复。细节决定成败，不要让好不容易得来的潜在客户第一声回音，变成最后一次的绝响。

4）规律跟进：需要按一定的时间间隔和内容，不断有规律地跟进客户。注意行业新闻、节假日、客户生日等有意义的日期，这些都是跟进的好时机。作为专业的外贸企业和外贸人员，你要定期准备联系客户和潜在客户的通讯（newsletter），用以分享信息、联络感情。

阿里上面需要的是曝光量，你的产品越多，被浏览到的概率越大，收到询盘的概率就越大。可以把同一个产品发好几十遍，但是关键词设置不一样，第一个可以设成cellphone accessory，第二个设成mobile charger，第三个设成charger，第四个设成mobile accessory，第五个设成promotional charger，第六个干脆设

promotion，第七个设premium，第八个设gift，第九个设promotional gift，第十个设souvenir，第十一个设mini gift，第十二个设usb charger，第十三个设usb item，第十四个设promotional item，??总之一个产品你重复发个几十遍，设的关键词不一样，那不同的客人输入不同的关键词都能搜到你。曝光量迅速增加后，询盘自然大大多起来了~~

价格谈判：

要你做sales，价格永远是一个绕不开的话题。老外永远都会嫌贵，做生意的老手更懂得如?a href="http://www.zw2.cn/zhuanti/guanyuwozuowen/" target="_blank" class="keylink">我宦忠宦挚臣郏约赫∽畲罄妗?/p>

我以前听到这句话，总会笑笑，然后对老外说，“I think so, that's a little expensive, but...” 先同意他的观点，表示价格的确有那么一点点贵，但是??。请注意，他说too，我说a little，这样一来，你一同意他的观点，你们之间的谈判氛围就会略微不那么紧张。然后等你转折以后，你要做的就是“让他有赢的感觉！”你可以解释给他听，我们的产品为什么要卖这个价钱，差别在哪里，优势在哪里。如果他嫌贵，你可以在改动某些材料、配件甚至包装的情况下把价格降下来，但是你不希望他采购这样的产品。

然后你可以给他适当的调整一些细节，换一套方案，然后给他有赢的感觉。

价格谈判的核心就在于双方都要有赢的感觉。对方感觉自己赚到了，订单就会给你了。如果你让他觉得吃了很大的亏，那你绝对不是一个谈判高手！

唉，留一个真实的案例吧，我以前在skype上和一个老客人的聊天记录，大家看看： ......

Frank: C, that's increadible! Your price is too high!

C: Frank, please, that is actually our best offer! I think it is very competitive in Germany.

Frank: Joking? You quoted me EUR2.35, but my competitor bought from a middle man in Austria, just EUR2.15！

C: Hey, I also wanna support you to expand your market, but the price... Could you pls send me a sample for evaluation? I'll check why their price is too low.

Frank: C, listen! I don't have time! The promotion date is Jul.15th, we have just two months!!!!!!!

C: What about doing a little change? For example, using silk printing instead of heat transfer, and using super heavy duty batteries instead of alkaline ones, the price will be EUR2.05 then. If ok, I'll send you PI right now.

Frank: That's great! But if using super heavy duty battery, the quality maybe weak.

C: Well, just changing the printing, but keep alkaline ones, EUR2.15/pc,

okay?

Frank: Please do EUR2.00, I'll give you order! 3,000pcs!

C: Give you 3% discount, EUR2.09/pc, 6,000pcs.

Frank: You killed me! The quantity is too much!

C: OK, keep EUR2.35/pc, 4,000pcs fixed, but we accept the freight to Hamburg.

Frank: Really? CIF Hamburg? But I just can place 3,000pcs.

C: No, C&F, you pay the 1% insurance. 4,000pcs will be accepted. Frank: OK, 4,000pcs. Pls help me for the insurance...

C: Let me talk with my boss, pls hold on...

Frank: Sure...

C: Confirmed! Please check the mail I sent you 1 min before, pls confirm the PI by return today! We need to arrange the mass production at once! Frank: OK, I'll confirm soon.

C: Not "soon", today is a must! Because of the tight time for manufacturing. Come on... Free display boxes will be delivered together with goods. I think that's good for your promotion!

Frank: Free PDQ? That's amazing, thank you, C! I appreciate for your kind help.

C: My friend, don't hesitate, sign it right now. We're also pretty busy this month, pls give me plenty of time for mass production.

Frank: Sure, sure, I will... Pls pay more attention to the quality and ETD. Thank you!

C: u r welcome. Bye.

Frank: Nice talking with you. Bye!

www.sensis.com.au 这是澳洲本土最大的搜索引擎，相当于百度在中国的实力了~ www.kellysearch.com这个是用来搜索美国公司的~

www.virgilio.it这个是意大利的搜索引擎~

www.ypag.ru 这个是俄罗斯的黄页，也是有些东西的~

www.wlw.de 这个是德国的~

www.yellowpages.biz.pk黄页都被人用烂了，那找找小国家的吧，可能还有一点点机会，这个是巴基斯坦的~

案例：

这封邮件发出去后，等了整整五天，等得我都绝望了，也没想好是不是要继续跟进一下的时候，客人的邮件终于千呼万唤始出来，还是简单的一句话，但是终于有了个抬头，也让我多烧感觉到有点欣慰。

Dear C,

I'm sure your product holds high quality, but the price was too high as well. Maybe next time. Rgds,

篇三：外贸技巧之开发信的 写作技巧与案例分析

开发信的写作技巧与案例分析

1、 开发信的原则

新的东西来了~ 这边先谈谈以前的一个德国客人给我的建议，我把他原文附上，但是名字和公司我删掉了，其他一字不改，大家看看，至于我说的那个案例，会陆陆续续放上来的！Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) that's ok, order comes, ah~Have a nice day!N

我要再重申一点，开发信尽量不要用粗体，大写，或者弄得五颜六色。除了一小部分标新立异的客人，大部分人是不会喜欢的。只要掌握3个要素，效果会比漫天乱发要好得多。

1）简洁。内容一定要简洁，尽量控制在3段以内，每段不超过两句话。

2）简单。用你能用的简单的单词，最好都是初高中的词汇，那就最理想了。让每个即使是非英语国家的客人都不会产生歧义。

3）准确。内容要到位，不说任何的废话，每句话切中要点，不要漫无边际。

很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一(来自:WwW.ZW2.CN 爱作文 网)封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？

我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做sales和sales manager，PA to director，一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？

很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。

我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。

1）邮件写得过长。客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且

很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。 我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？

2）没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。

举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！如果我要写一封开发信给美国的ABC inc（这个名字是我编的），我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” 其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。

3）长篇大论的公司或工厂介绍。我现在做buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。 有朋友会反问，那是不是完全不写呢？我的回答是，也不一定，要看具体情况。如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you! 简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。

4）爱炫耀英文水平。以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？

丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。 其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！

举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的email水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一封邮件。内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。

第一个应聘者是这样写的：Dear Mike,This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter?I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!Looking forward to your reply. Thank you!Best regards,Jenny

这封邮件写得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好？

我们看看第二位应聘者写的email：Dear Mike,How are you?We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.Thank you in advance!Kind regards,Tommy

这封呢？我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We'll do the production asap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是废话。缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。

我会这样写：Hi Mike,Samples received and already passed to vendor. The material was PP,

not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.Thanks and best regards,C 几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态！等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了，那就点“发送”吧~~

只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”，这就是一封好的email了。

5）喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。 一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下：Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.Thanks.Rio这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须要周末前寄出！可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。

6）主动语态用得太多。英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We，I之类的人称的。相反要多用被动语态。 比如

说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了。

7）经常会问一些毫无意义的话。比如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。 还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。 开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。

8）喜欢用附件和图片。附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。第一次