办公室公文写作技巧

篇一：公文写作技巧与提高

公文写作技巧与提高

为快速提高公司公文质量和单位、部门协同办公的效率，办公室特将收集到的公文写作理论知识，有针对性地进行了归纳、整理。希望各单位综合业务人员、公文审核把关人员，紧密结合工作实践，达到共同学习，共同提高，共同进步的效果。

公文标题规范拟制与病误矫正技法

公文标题很大程度上能反映出行文单位制作公文的水平。公文标题不规范，往往会影响一个单位乃至整个系统的形象。要实现公文规范化，必须重视公文标题的规范化，运用多种技法规范拟制公文标题和对标题病误进行综合矫正。

一、文种使用技法

（一）公文标题不可张冠李戴

公文标题“张冠李戴”主要指对法定公文和非法定公文分辨不清，把“规范”、“计划”、“安排”、“方案”、“总结”、“制度”、“讲话”等一般常用公文以及“办法”、“细则”等法规规章混同于法定公文，冠上法定公文版头，直接编排文号上报或下发。

（二）公文标题不可乱抬身价

“乱抬身价”主要指司空见惯的“两告一通”的滥用，即应该用某些社会事务性文书（如广告、启事、声明等）而不用却滥发公告、通告和通知。

（三）公文标题不可文种并用

“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时使用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于……请示函”、“关于……决定（批复）的通知（通报、决议）”等。矫正一般应根据公文内容及行文关系合理选择其中的一个文种，“函呈”不分的“请示报告”则应将“请示报告”改为“函”。

（四）公文标题不可文种错用

“文种错用”专指法定公文不同文种的混淆错用。

1. “呈发”不分而错用。主要有两种情况：一是将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行文文种，或者将“通知”“决定”等下行文主送给了上级机关，结果闹出了下级给上级发通知

和作决定的笑话；二是将应该下发所属单位公文错用“报告”、“请示”文种，或将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位，结果闹出了上级向下级“报告”、“请示”的笑话。

2. “函呈”不分而错用。主要表现在四个方面：一是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告”；二是向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报告”；三是答复上级机关的询问不用报告而误用“函”；四是向上级机关请求指示不用请示而误用“函”。

3. “函发”不分而错用。主要表现在通知和函不分而错用上：一是某些单位出于自己业务工作需要，把本属于商洽性的函错用成“通知”；二是上级机关把向下级机关发的指示性或事项性通知错用成“函”。另外，也有的该用“函”却错用成了“通报”。如?〓〓市财政局关于……情况的通报?（主送各区、县人民政府……），用“通报”行文违反行文关系，可修改为?〓〓市财政局关于通报……情况的函?。（“函”为文种，“通报”为事由中的动词，和“文种并用”之病误不同。）

4. 报告请示不分而错用。主要指该用请示的却用了报告，该用报告的却用了请示。如?中国人民银行〓〓市支行关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告?，可修改为?关于申报专项救灾贷款指标的请示?；?全国工业普查领导小组关于两年来工业普查准备工作情况和今后意见的请示?，“工作情况”无须请示，文种应改为“报告”（此种“呈转性报告”也不能用“意见”取代）。

5. 公告通告不分而错用。主要是将“通告”错用成“公告”，如?〓〓市供电局关于……某一区域暂时停电的公告?、?〓〓〓关于……禁行公告?、?〓〓〓房屋拆迁公告?等，均不属于向国内外宣布重要事项和法定事项，“公告”改为“通告”为宜。

6. 通告通知不分而错用。多将通告印发或播发成通知，如?关于注意交通安全的通知?、?关于使用文明礼貌语言的通知?、?关于节约用电的通知?、?起坟通知?等，面向社会公民或有关方面，“通知”改为“通告”为宜。

7. 通报通知不分而错用。主要有四种情况：一是习惯性地认为通报只是批评错误而缩小了其使用范围，不适当地让通知取代通报；二是把握不准它们的区别，需要传达重要精神或情况时也用通知行文；三是将指示性通知错用通报行文；四是将批转性通知错用通报行

文。对文种功用理解错误或对事由“已然”和“未然”的时态认识不清，表述不当，则往往会把通知错成通报。如?关于对参与嫖娼活动者必须严肃惩处的通报?、?〓〓部关于加强打击走私倒卖黄金犯罪活动的通报?，可视公文内容将文种改为“通知”或分别删掉“必须”和“加强”。

10. 通报决定不分而错用。主要指用于奖励时两文种错用的情况。如?〓〓〓关于授予〓〓〓等同志……标兵称号的通报?，“通报”宜改为“决定”；?〓〓〓关于表彰〓〓〓同志见义勇为行为的决定?，“决定”宜改为“通报”。

二、要素去留技法

（一）公文标题不可随意省略行文单位

“行文单位”即公文处理法规所称的发文机关。从写作实践来看，下行文错误省略行文单位的情况比较普遍。这样做不仅不庄重，也不利于今后的使用，有时还会造成歧义和误解。如?中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令?，很容易让人误以为是中国人民解放军驻澳门部队发的命令，可修改为?中华人民共和国中央军事委员会关于中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令?。

（二）公文标题不可随意省略事由

“事由”即公文主要内容。某些?公告?和?通告?，若正文特别简短，概括事由又很冗长，省略事由未尝不可，但只能作适当的省略。如?〓〓市人民政府决定?，应补上事由，修改为?〓〓市人民政府关于……的决定?；?中华人民共和国最高人民法院函?，根据公文内容，可修改为?最高人民法院办公厅关于搞好?最高人民法院公报?征订工作的函?。

（三）公文标题一般不可只有文种

公文标题即使省略，也不宜将“三要素”省略两项。在一般情况下，只有文种的公文标题是不规范的。如?通知?（〓政发?19〓〓?140号）、?通报?（〓〓办?19〓〓?36号），则不适当地省略了行文单位和事由，均应补上。

（四）公文标题绝对不可无文种

作为确切表示公文这一事物名称的文种来说，无论在什么情况下都不能省略。无文种的公文标题大体有三种类型：

1. 一般常用公文被误作法定公文，致使标题无文种。

2. 批转、转发、印发性通知文种被无故舍弃，致使标题无文种。主要误区有三：一是错将被批转、转发、印发的某公文文种视为本公文的文种；二是错将无“通知”文种的批转、转发、印发类公文视为省略；三是错将“批转”、“转发”等视为新文种。

3. 连一般常用公文文种也没有而随意乱造或采用非公文式题目，致使标题无文种。

三、事由概括技法

（一）公文标题不可繁杂冗赘

繁杂冗赘的公文标题往往含混不清，让人难以理解。避免此病误的关键是善于概括和精练词语，这需要语法修辞技巧。如?国务院办公厅转发发展改革委等部门关于制止钢铁电解铝水泥行业盲目投资若干意见的通知?（国办发?2003?103号），不仅对联合发文的诸多部门用“等部门”形式进行了概括，而且对转发的三份公文主要内容也进行了高度概括，标题拟制得简洁、规范。另外，层层转发公文时，应避免把公文标题拟成“〓〓〓关于转发〓〓〓关于转发〓〓〓……的通知的通知的通知”，可采取“自拟摘要”、“适当修辞”等方法解决，而不以牺牲公文规范化为代价。

（二）公文标题不可简而不明

简而不明的公文标题，往往似是而非，让人不知所云。矫正须根据公文内容恰当地提炼出事由。如?〓〓〓航运管理所航行通告?，可修改为?〓〓〓航运管理所关于确保施工和航行安全的通告?；?关于假冒商标案件两个问题的批复?（法（研）复?1988?73号），可修改为?最高人民法院关于假冒商标案件确认犯罪主体和适用法律问题的批复?。

（三）公文标题不可出现语病

各种语病类型在公文标题中大都有所反映，主要有：搭配不当，语序不当，成份残缺，成份多余，句式杂揉等，应运用语法、修辞、逻辑等多学科知识加以矫正。

（四）公文标题不可层次不清

有些公文标题不见得有语病，但由于语气停顿较难把握，或缺少必要虚词或虚词使用不当，或语句安排不尽合理等，往往造成层次不清而影响表达。如?最高人民法院关于第一审人民法院判处被告人死刑缓期二年执行人民检察院提出抗诉的二审人民法院可否直接改判死刑立即执行的答复?（法发?1996?39号），可修改为?最高人

民法院关于二审人民法院可否将人民检察院对一审人民法院判处被告人死刑缓期二年执行提出抗诉的案件直接改判死刑立即执行的批复?。

（五）公文标题不可题文不符

题文不符指公文标题事由和正文内容不相符或不完全相符。如?〓〓省人民政府教育厅关于〓〓大学开设新闻专业的批复?，正文是“鉴于校舍和经费开支有一定困难，暂缓进行”，故标题“开设”前应加上限制动态的词语“暂缓”。

（六）公文标题不可“两转”印发错用

“两转”指“批转”、“转发”，加上“印发”可统称为“转发性通知”。其错用主要表现：一是批转下级机关公文错用转发；二是转发上级机关、不相隶属机关公文错用印发；三是印发本机关形成的公文错用批转或转发；四是错用批转（或转发）形式下发本机关下属单位或部门的通知；五是错用印发形式下发本机关的通知；六是错用转发形式发布法规或规章。

四、其他技法

（一）公文标题不可随意不用或错用介词“关于”

介词“关于”在标题中不可滥用，也不可随意不用，而且位臵必须正确。此种病误主要是：

1. 缺少介词“关于”。一是既无“关于”也无其他介词；二是用“对”、“有关”、“就”等代替“关于”。如?〓〓省〓〓局四十五岁以下干部培训规划?（〓〓党（19〓〓）35号），发文机关和事由直接发生联系，会使人误以为是局机关的规划而不是整个系统的，可修改为?〓〓省〓〓局党委关于印发45岁以下干部培训规划的通知?；?最高人民法院对执行?……的解释?有关问题的通知?（法?2001?129号），“对”明显不妥，应改为“关于”。

2. 介词“关于”错用。一是放错位臵；二是过度使用。如?关于〓〓省财经学校向〓〓大学联系临时住房问题的函?，“关于”应移至“财经学校”后。“关于”过度使用问题主要表现在层层转发的公文标题上，前面所说的“自拟摘要法”和“适当修辞法”可有效解决这一问题。需要指出，?〓〓〓关于转发……关于……的通知?前面的“关于”可省略，因发文机关是“转发”这一动作的施事者而不会产生歧义；但在两个“关于”相距较远的情况下，则不省略为好。

（二）公文标题不可随意不用或错用结构助词“的”

篇二：办公室公文写作的几点体会

扎扎实实夯基础 勤思苦练促提高

——办公室公文写作的几点体会

作为一名办公室资料人员，我参加工作时间还不长，在公文写作方面经验还不多。但是，通过坚持学习实践，对公文写作也有了一些粗浅的看法。下面，我把几点体会和大家一起分享。

一、做好基本步骤，才能“胸有成竹”

公文写作是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。其特点是严谨性、实用性和工具性。作为初学公文写作的人员，不能盲目动笔，要在起草文稿前做足准备工作。一是明确文稿格式。机关公文种类繁多，各类文体都有其不同的格式要求，表述方法，这是不能随意改变的。比如，会议讲话、主持词、通知、会议纪要等等，格式都各不相同，这就要求我们做资料工作，必须熟悉日常使用的各类文体的格式要求，避免出现常规性错误。二是充分掌握材料。俗话说：“巧妇难为无米之炊”，对于公文写作尤其如此，公文一般都涉及到具体行业和具体工作，我们必须掌握大量相关材料和一定专业知识和术语，才能对要写的文稿有充分、翔实的认识。应该说，材料是文章的基础，文稿质量水平的高低不在于文字的堆砌，而在于对问题的研究分析和对观点的概括提炼，在于对材料的合理取舍和

运用。所以，在起草文稿前，要第一时间对文稿涉及到的材料进行搜集整理，了解实际情况，落实有关数据，这样文稿才能充实准确，言之有物。三是认真谋篇布局。提纲是文章的“骨骼框架”，是思路要点的文字体现形式，是文章架构和思想内容的“蓝图”，一篇好的文章必定有一个完善的提纲，如果“骨架”搭的不好，那么，无论如何充实“血肉”，造出的成品也会有这样或那样的缺陷。所以说，科学的做法是在文稿动笔之前，先把要表达的观点意图想好，把文稿的基础框架搭起来，把提纲写的既清楚又准确，写作时按“纲”行文，一气呵成，这样才能有效提高写作效率和文稿的成功率、质量。

二、准确把握重点，方能“有的放矢”

对于一篇成功的文稿来说，其所表达的观点、方向是文章的核心，对于公文来说，尤其是汇报讲话类文稿，核心就是体现领导的观点意图。所以在起草前必须准确把握领导的意图，掌握文章的重点和方向。如果没有很好地领会领导意图，意图不明、主旨不清，行文就没有重点和方向，无法形成正确的创作思路，文稿质量就大打折扣。但是在实际工作中，领导意图的体现往往有着许多不确定因素，需要我们去揣摩、延伸、拓展、补充。那么，怎么才能把握好领导的意图？第一，应该在平时工作中要增强战略思维和大局意识，

把目光放到行业的发展大势上；分析问题要向领导的思考方式靠拢，争取在站位上接近领导的高度。第二，要熟悉领导工作思路，通过多听、多看、多问等方式收集领导观点，在日常工作中做个有心人。多注意领导办事讲话的方式，有的时候领导一句话带过的事，也要多揣摩领导对其深层次的看法，这样才能积累经验，在写作中准确把握领导意图。第三，要提高对领导个人感性认识，平时多与领导接触交流。领导的讲话往往站位高、有深度且语言朴实生动，能体现领导的个人魅力，所以在平时要认真总结、揣摩领导的语言运用，尽可能多地在文稿中采用领导的原始语言、常用语言，这样的文稿才能与领导本人有机地融为一体，让人听起来自然、亲切。

三、平时勤学积累，做到“厚积薄发”

对于任何一个行业来说，不断学习都是业务水平提高的重要手段，对于文字工作尤其如此。善于学习，不断充电，是办公室文字工作性质的客观需要，也是形势发展的必然要求。只有勤学、会学，全方位、多角度、分层次地扎实的学习提高，才能适应当前信息化社会的发展速度。一要熟悉上情，吃透下情。作为资料人员要坚持学习上级各类文件、会议精神。勤跑腿、多动嘴，积极了解基层工作进度和动态。要做到对上级的路线、方针、政策了然于胸、熟记于心；对

基层工作情况了如指掌、如数家珍。这样才能将上级的路线、方针、政策和当前工作联系好、嫁接好，才能找准上情下情的结合点、切入点，把上级的精神变成具体的工作措施和要求，写出的文章才能既有高度和深度，又有可操作性。二是学习范文，加速提高。要对身边的现有材料进行揣摩，进行模仿写作。包括讲话、总结、计划、汇报、体会、主持词、欢迎词等等，当然还有网络上的一些优秀范文。这些材料经过了层层把关，反复修改，高度提炼，领导审阅，凝聚了多人的心血、汗水、智慧和共识，具有相当的理论高度和思想深度，思想深刻，结构严谨，语言精练，文风鲜活，规划合理，剖析到位，紧扣实际，是必不可少的学习内容之一。要做到边学习边思考，把这些高质量、高标准的范文，与自己的思维成功对接，融为一体，快速高效地转化为自己的能力和水平。三是勤思考、多实践。思考是水平提高的最有效环节，实践是经验获得的最根本手段，唯有勤思苦练，才能持续提高。写作要有“吟安一个字，拈断数茎须”的思考精神，对起草的文稿，无论大小，修改的多少，都要认真思考总结，每看一篇文章、报导都要多思考、多联想，不能只为读而读，那样很难提高思想境界。实践就是勤练“手中笔”，俗话说：“光说不练假把式”，唯有坚持勤练笔，才能做到厚积薄发。公文写作就是要在学习思考的基础上，坚持经常“润笔”，真正把学来的东西写出来、用到位、讲清楚，在夯底功、强

内功的过程中，切实提高公文写作的能力和水平；另外，无论是读还是练，都要克服心浮气躁、眼高手低、急功近利的思想和做法，以甘于吃苦的精神，愚公移山的信念，认认真真学习，踏踏实实练笔，勤勤恳恳工作。通过始终如一的学习和实践，达到量的积累，实现质的飞跃，在不知不觉中完成由“小跟班”向 “大手笔”的漂亮转身。

篇三：办公室公文写作讲稿

办公室公文写作讲稿（提纲）

公文写作是办公室工作中最为重要也最繁杂的一项工作，由于时间的关系，今天主要讲解的办公室工作中的文件制作、信息、调研和督查等日常多见的材料的写作。

关于公文制作

一、公文的定义：

公文是公务文书的简称，广义上的公文指各类社会组织在处理公务活动过程中形成的具有一定效力和规定格式的文书，这些社会组织包括国家机关、企事单位及各类群团组织。狭义的公文是指国家机关在公务活动过程中所使用的具有一定效力和规定格式的文书。

二、公文的分类：

按使用范围分：通用公文，专用公文，

按内容性质分：规范性公文，指挥性公文，呈请性公文，知照性公文，日常事务性公文。

按行文方向分：上行文，下行文，平行文。

按涉秘程度分：保密公文，内部公文，公开公文。

三、公文的作用（略）

四、公文的格式

党的机关公文主要依据《中国共产党机关公文处理条例》

和《公文主题词表》进行处理。

行政机关公文的主要依据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见(国办函?2001?1号)、《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》（黔府发?2003?16号）、贵州省人民政府办公厅公文运转和办理的办法》（厅发?2006?32号）等8个文件处理公文。

一份完整的公文的版式一般分为眉首、主体、版记三大部分，共16个基本要素：

(一)眉首部分

由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人6个部分组成。

1、公文份数序号：是把同一文稿印制若干份时，党的机关秘密级以上，行政机关机密、绝密级以上的公文应编制分数序号。

2、秘密等级和保密期限：如果需要标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两个字之间空1个字；如果需要同时标识秘密等级和保密期限，也用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保

3、紧急程度：如果需要标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如果需要

同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4、发文机关标识：就是通常我们讲的红头，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为25mm。对于像请示、报告等上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为80mm。

5、发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，发文机关代字，县人民政府的是“县府发”、“县府函”等，县委的“县发”、“县通”、“县办通”等。

6、签发人：上行文需标识签发人姓名，平行排列在发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（二）主体部分

由公文标题、主送机关、公文正文、附件及说明、成文日期、印章、附注7个部分组成。

1、公文标题：在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2、主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标

识方法同抄送。

3、公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4、附件及说明：公文如果有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

5、成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；

6、印章：一个单位制发的公文在落款的地方不打发文机关的名称，只标成文时间。成文时间右边空4个字；加盖印章距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

在这里重点讲一下盖印章的情况：

当印章下弧没有文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

7、附注：公文如果有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。附注一栏主要是标明联系人、联系电话等，是上行文必不可少的一项内容。

（三）版记部分

主要由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三个部分组成。

1、主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词与词之间空一个

字。

2、抄送机关：公文如果有抄送，在主题词下1行；左边空一个字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。

3、印发机关和印发日期。位于抄送机关之下（没有抄送机关的在主题词之下）占1行位臵；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（四）党的机关和行政机关公文格式的主要区别

1、公文份数序号：党的机关要求秘密公文应当标明份号；行政机关要求机密以上公文应当标明份号。

2、秘密等级、紧急程度两要素：行政机关公文在首页的右上角顶格第一、第二行标识；党委机关在首页的左上角顶格第一、第二行（无份数序号时）或第二、第三行（有份数序号时）标识。

3、发文机关标识。党的机关既可用发文机关名称加“文件”两字或者加括号标明文种组成；行政机关规定用发文机关名称加“文件”两字组成。

4、眉首部分的红色反线。党委机关的公文中间断开，当中有五角星；行政机关中间无五角星，红色反线不断开。

5、联合行文。行政机关要求只能标注1个机关的发文字号，党的机关要求一般只标注1个机关的发文字号，特殊