什么是催办函

什么是催办函
什么是催办函

什么是催办函
一、函的概念
　　函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文.
　　函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛.在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文.在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等.此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正.不过这种情况并不多见.
　　二、函的特点
　　（一）沟通性.函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点.
　　（二）灵活性.表现在两个方面：一是行文关系灵活.函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制.二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办.可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题.
　　（三）单一性.函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项.
　　三、函的分类.
　　函可以从不同角度分类：
　　（一）按性质分,可以分为公函和便函两种.公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理.便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可.
　　（二）按发文目的分.函可以分为发函和复函两种.发函即主动提出了公事事项所发出的函.复函则是为回复对方所发出的函.
　　（三）另外,从内容和用途上,还可以分为洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等.
　　四、函的结构、内容和写法
　　由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性.主要介绍规范性公函的结构、内容和写法.
　　公函由首部、正文和尾部三部分组成.其各部分的格式、内容和写法要求如下：
　　（一）首部.主要包括标题、主送机关两个项目内容.
　　1、标题.公函的标题一般有两种形式.一种是由发文机关名称、事由和文种构成.另一种是由事由和文种构成.
　　2、主送机关.即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号.
　　（二）正文.其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成.
　　1、开头.主要说明发函的缘由.一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文.复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由.
　　2、主体.这是函的核心内容部分,主要说明致函事项.函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事.无论是洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚.如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性.
　　（三）结尾.一般用礼貌性语言向对方提出希望.或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等.
　　（四）结语.通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语.如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等.有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”.
　　（五）结尾落款.一般包括署名和成文时间两项内容.
　　署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日；并加盖公章.
　　五、撰写函件应注意的问题
　　函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸.无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套.至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性.
　　其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时.像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行.