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篇一：档案目录采集、全文格式标准

档案目录采集、全文格式标准

（征求意见稿）

一、纸质档案

（一）文件级目录数据库结构

文件级目录数据库中的数据记录由24个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。

文件级目录数据库结构

（二）著录项目细则 1、档案馆代码

根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录。

2、全宗名称

全宗构成者全称或通用的简称。 3、全宗号

档案馆赋予每个全宗的顺序号

4、目录号

档案馆给定的区分档案保管期限的顺序号。 5、年度

指文件形成的年度，用四位阿拉伯数字标识，如：“2003”。同一卷档案中有跨年度的文件，按立卷时的年度录入，文件的形成时间不变。

6、案卷号

一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号 7、盒号

按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案的装具――档案盒的顺序号。

8、卷内顺序号

案卷内文件的顺序编号，同一案卷内文件不得有重号、空号。 9、件号

按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的顺序号。同一保管期限内文件不得有重号、空号。

10、页（张）号

档案在案卷内的起始编号。案卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，有字迹的页（张）均应编号，同一案卷内页（张）号不得遗漏或重复，不应有空号。

11、页数

按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的总页数。

12、数据类型

档案保管情况的说明，分已进馆全文、已进馆条目、未进馆条目三种。

13、缩微号

档案缩微制品的编号。 14、电子文档号

档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。推荐使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。其中，存储介质代码用字母表示，“GP”表示光盘，“CD”表示磁带，“CP”表示磁盘；全宗号根据DA/T 13-94《档号编制规则》编制；盘号用数字表示，一般为二位数；电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。各个部分之间用“-”号连接。

示例：CD-A007-03-LDF9002.TXT 15、题名

（1）一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号。原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[ ]”号附后。

（2）文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。其中，并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。正题名与并列题名之间加“=”号。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。副题名、说明题名文字前加“：”号。

（3）文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。

16、文件编号

文件制发过程中，由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的通编号、图号等。文件编号除年度用“[ ]”号、序号用阿拉伯数字外，其余照原文字和符号抄录。年度用四位阿拉伯数字标识。

联合发文有多个文件编号的文件，只著录立档单位的文件编号。

17、责任者

对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

（1）团体责任者录入全称或通用简称，同一团体责任者的名称应前后一致。

示例：中国共产党淄博市委员会或中共淄博市委，不应简称市委。 （2）个人责任者录入姓名，必要时在姓名后著录与文件相应

的单位、职务、职称，并加“（）”号。

（3）责任者有多个时，最多著录三个责任者，其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须录入，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间以“；”号相隔。

（4）文件所署责任者为代称、别名、笔名时，应照原文著录，另将其真实名称加“（ ）”附后。

示例：史伟（中共淄博市委）

（5）未署责任者或责任者不完整、不准确时，应著录考证出的正确的责任者，并加“[ ]”号。

（6）会议文件责任者应写明会议全称、举行的届次数。 示例：淄博市第九届人民代表大会第二次会议 18、时间

一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检修数据为记录时间。

（1）文件形成时间由8位阿拉伯数字表示，第1～4位数表示年度，第5～6位数表示?a href="http://www.zw2.cn/zhuanti/guanyuluzuowen/" target="_blank" class="keylink">路荩?～8位数表示日期。

示例：某文件形成时间为1956年2月18日。

应著录：19560218

（2）文件时间凡出现农历、民国纪年或地支代月、韵目代日的，一律转换成公元纪年，不加注。

（3）原文件未署时间或所署时间有误者，应著录考证出的准确

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